Weihnachtsfeier

Inhaltsverzeichnis

• Die Planung: Wer macht eigentlich was?
• Budget und Steuern: Was Arbeitgeber wissen sollten
• Die richtige Location finden
• Programm und Ablauf: So wird es kein langweiliger Abend
• Weihnachtsfeier je nach Teamgröße
• Was du auf der Weihnachtsfeier besser lassen solltest
• Wenn du selbst organisierst: Tipps für Verantwortliche
• Weihnachtsfeier für Remote-Teams
• Was nach der Feier wichtig ist
• Häufige Fragen zur Weihnachtsfeier

Die Planung: Wer macht eigentlich was?

Hinter jeder halbwegs gelungenen Weihnachtsfeier steckt mehr Vorarbeit, als die meisten Teilnehmer ahnen. In vielen Betrieben landen Planung und Organisation bei einer einzelnen Person, oft einer Assistenz oder einem Mitglied des Teams, das sich nicht schnell genug dagegen wehren konnte. Das ist eigentlich schade, denn eine Weihnachtsfeier, die von mehreren Schultern getragen wird, ist fast immer besser als eine, die jemand alleine durchzieht.

Sinnvoll ist es, frühzeitig ein kleines Organisationsteam zusammenzustellen. Drei bis vier Personen aus verschiedenen Abteilungen bringen unterschiedliche Perspektiven mit und sorgen dafür, dass die Feier nicht auf eine einzige Zielgruppe im Betrieb zugeschnitten wird. Wer selbst dabei ist, fühlt sich dem Abend auch stärker verbunden und zieht ihn motivierter durch.

Einer der häufigsten Fehler: zu spät anfangen. Beliebte Locations sind in der Vorweihnachtszeit schnell ausgebucht, manchmal schon im September. Wer erst im November anfängt zu recherchieren, muss oft Kompromisse eingehen, die vermeidbar gewesen wären.

Budget und Steuern: Was Arbeitgeber wissen sollten

Die Weihnachtsfeier ist steuerlich ein eigenes Kapitel, und wer die Regeln kennt, kann bares Geld sparen. In Deutschland gilt: Betriebliche Veranstaltungen wie eine Weihnachtsfeier sind bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter (inklusive Umsatzsteuer) steuer- und sozialabgabenfrei. Dieser Betrag gilt pro Veranstaltung, und ein Arbeitgeber darf bis zu zwei solcher Veranstaltungen pro Jahr steuerlich begünstigt durchführen.

Wichtig: Der Betrag von 110 Euro bezieht sich auf alle Kosten der Veranstaltung geteilt durch die Anzahl der tatsächlich anwesenden Mitarbeiter, also nicht auf einen vorab festgelegten Pro-Kopf-Anteil. Wer absagt, erhöht damit den rechnerischen Anteil der Anwesenden. Wenn die Kosten den Freibetrag überschreiten, ist der übersteigende Betrag lohnsteuerpflichtig.

Für Mitarbeiter selbst ändert sich im Normalfall nichts: Liegt die Feier unter dem Freibetrag, müssen sie nichts versteuern und erhalten auch keinen geldwerten Vorteil auf der Gehaltsabrechnung.

Die richtige Location finden

Die Location entscheidet mehr über die Stimmung eines Abends als jedes Programm. Wer in einem zugigen Industrieloft feiert, erlebt eine andere Weihnachtsfeier als wer in einem Gewölbekeller mit Kerzenlicht sitzt. Bevor du mit der Suche anfängst, lohnt es sich, ein paar grundlegende Fragen zu klären:

• Wie viele Personen kommen? Eine Location, die für 30 Personen reserviert wurde, fühlt sich bei 50 Gästen eng an. Umgekehrt verliert eine riesige Halle bei kleiner Gruppe jede Atmosphäre.
• Welche Altersstruktur hat das Team? Eine Bowling-Bahn ist für eine junge Belegschaft ein Spaß, bei einem gemischten Team kann sie schnell auseinanderdriften.
• Wie weit sollen die Mitarbeiter anreisen? Eine zentrale Lage mit guter ÖPNV-Anbindung erhöht die Teilnehmerzahl deutlich, weil niemand das Auto stehen lassen muss, um einen Drink trinken zu können.
• Gibt es besondere Bedürfnisse im Team? Rollstuhlgerechtigkeit, vegane Speiseoptionen oder ruhigere Bereiche für Menschen, denen der Lärm zu viel wird, sollten in der Planung berücksichtigt werden.

Zu den bewährten Location-Typen für Weihnachtsfeiern zählen Restaurants mit separatem Gruppenraum, Eventlocations in alten Fabrikhallen oder Weinkellern, Hausboote, Museen mit Abendprogramm und klassische Gasthöfe mit Weihnachtsambiente. Etwas Ungewöhnliches bleibt länger in Erinnerung als ein weiteres Abendessen im Standardrestaurant.

Programm und Ablauf: So wird es kein langweiliger Abend

Das größte Risiko einer Weihnachtsfeier ist nicht Überforderung, sondern Langeweile. Wenn nach dem Essen niemand mehr weiß, was als Nächstes kommt, und alle auf ihre Handys schauen, ist das Abendprogramm gescheitert. Ein grober Ablaufplan ist deshalb keine Übertreibung, sondern einfach gute Vorbereitung.

Bewährt hat sich eine Dreiteilung: Ankommen und Aperitif, gemeinsames Essen mit etwas Programm dazwischen, und ein offener Ausklang ohne festen Zeitplan. Die mittlere Phase ist die entscheidende. Wer hier auf ein Quiz, ein gemeinsames Spiel oder eine kurze Präsentation setzt, gibt dem Abend Struktur, ohne ihn zu überladen.

Einige Ideen, die in der Praxis gut funktionieren:

• Wissensquiz über den Betrieb: Fragen über die Geschichte des Unternehmens, skurrile Fakten aus dem Büroalltag oder lustige Anekdoten über Kollegen lockern die Stimmung auf und sorgen dafür, dass alle mitmachen wollen.
• Wichteln: Ein Wichteln mit einem Preislimit von 10 bis 15 Euro ist eine günstige Möglichkeit, allen Beteiligten einen Moment zu gönnen, der persönlich und lustig ist. Wichtig: das Preislimit kommunizieren und einhalten.
• Gemeinsames Kochen: Ein Kochkurs als Weihnachtsfeier ist in den letzten Jahren sehr beliebt geworden. Das Team arbeitet zusammen, es gibt kein starres Programm, und am Ende isst man gemeinsam, was man selbst gekocht hat.
• Foto-Challenge: Mit einer Liste an Aufgaben, die in kleinen Gruppen fotografisch festgehalten werden müssen, entsteht Bewegung, Lachen und Miteinander gleichzeitig.

Weihnachtsfeier je nach Teamgröße

Was für ein Team von zehn Personen funktioniert, versagt bei hundert, und umgekehrt. Die Teamgröße ist deshalb einer der wichtigsten Parameter bei der Planung.

Bei kleinen Teams bis 15 Personen ist die Weihnachtsfeier oft am persönlichsten. Ein gemeinsames Abendessen, ein selbst gekochtes Fondue-Essen bei jemandem zu Hause oder eine Weinprobe schweißen zusammen. Das Programm kann spontaner sein, weil man sich gut genug kennt, um auch ohne Moderation ins Gespräch zu kommen.

Bei mittleren Teams zwischen 15 und 50 Personen lohnt sich eine externe Location und ein kleines Rahmenprogramm. Hier besteht die Gefahr, dass sich Grüppchen bilden, die den ganzen Abend unter sich bleiben. Aktivitäten, die eine Durchmischung erzwingen, also zum Beispiel gemischte Tischzuteilungen oder Teamspiele, wirken dem entgegen.

Bei großen Feiern mit mehr als 50 Personen braucht es eine klare Struktur und jemanden, der durch den Abend führt. Offene Buffets statt Menüs, mehrere gleichzeitige Programmpunkte in verschiedenen Bereichen und ausreichend Sitzgelegenheiten auch abseits des Hauptraums sind praktische Maßnahmen, die den Abend für alle angenehmer machen.

Was du auf der Weihnachtsfeier besser lassen solltest

Eine Weihnachtsfeier ist kein privates Treffen unter Freunden. Sie findet in einem beruflichen Rahmen statt, auch wenn Musik läuft und Alkohol im Spiel ist. Das klingt nach einer Selbstverständlichkeit, wird aber jedes Jahr von neuem vergessen.

Übermäßiger Alkoholkonsum ist der häufigste Grund dafür, dass Weihnachtsfeiern in unangenehmer Erinnerung bleiben. Nicht unbedingt wegen großer Zwischenfälle, sondern weil man am nächsten Morgen genau weiß, dass man mehr geredet hat als geplant. Es ist vollkommen in Ordnung, auf der Weihnachtsfeier wenig oder gar keinen Alkohol zu trinken. Wer das signalisiert, sollte dafür weder erklärt werden müssen noch Druck verspüren.

Gleiches gilt für das Thema Arbeitsleistung und Gehalt. Eine Weihnachtsfeier ist kein geeigneter Ort für Verhandlungen oder Beschwerden über die eigene Situation im Betrieb. Solche Gespräche hinterlassen bei Vorgesetzten selten einen guten Eindruck, auch wenn die Atmosphäre noch so entspannt wirkt.

Und schließlich: Fotos von Kollegen, die gerade nicht gut aussehen oder sich in einer peinlichen Situation befinden, gehören nicht ins Internet, auch nicht in eine private WhatsApp-Gruppe, aus der es erfahrungsgemäß doch irgendwann heraussickert.

Wenn du selbst organisierst: Tipps für Verantwortliche

Wer die Weihnachtsfeier organisiert, hat eine undankbare Aufgabe. Läuft alles gut, erinnert sich hinterher kaum jemand daran, wer dahintersteckte. Läuft etwas schief, ist die Verantwortung schnell zugewiesen. Ein paar Dinge erleichtern die Arbeit erheblich.

• Verbindliche Zusagen einholen: Eine grobe Zahl an Teilnehmern so früh wie möglich klären. Locations und Caterer brauchen verlässliche Angaben, und kurzfristige Änderungen kosten oft extra.
• Unverträglichkeiten und Ernährungsgewohnheiten abfragen: Ob jemand vegan ist, eine Laktoseintoleranz hat oder aus religiösen Gründen kein Schweinefleisch isst, sollte im Vorfeld bekannt sein. Ein kurzer digitaler Fragebogen löst das in wenigen Minuten.
• Einen Plan B haben: Besonders bei Veranstaltungen im Freien oder mit externen Dienstleistern kann etwas schiefgehen. Wer vorher überlegt hat, was im Notfall zu tun ist, reagiert gelassener.
• Die Stimmung im Blick behalten: Als Organisator bist du den ganzen Abend in einer Doppelrolle. Genieße die Feier, aber behalte ein Auge dafür, ob irgendwo Probleme entstehen, die ein kurzes Eingreifen erfordern.

Weihnachtsfeier für Remote-Teams

Viele Unternehmen arbeiten heute ganz oder teilweise remote. Das stellt die Weihnachtsfeier vor eine besondere Herausforderung: Wie schafft man Gemeinschaft, wenn das Team über verschiedene Städte oder Länder verteilt ist?

Die schlechteste Variante ist ein einstündiges Video-Call-Meeting mit Sekt, das kaum jemand als Feier empfindet. Besser funktionieren Formate, die den Teilnehmern im Vorfeld etwas nach Hause schicken. Ein Paket mit Weinflaschen und Snacks, eine Weinprobe mit einem echten Sommelier per Video oder ein gemeinsames Kochen, bei dem alle dieselben Zutaten bestellt bekommen, schafft ein geteiltes Erlebnis trotz räumlicher Distanz.

Wer die Möglichkeit hat, sollte einmal im Jahr eine physische Zusammenkunft einplanen, und die Weihnachtszeit bietet sich dafür besonders gut an. Auch wenn der Rest des Jahres remote läuft, bleibt ein gemeinsamer Abend in Erinnerung und stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl auf eine Weise, die kein digitales Format ersetzen kann.

Was nach der Feier wichtig ist

Der Tag nach der Weihnachtsfeier ist unterschätzt. Wer am nächsten Morgen schlecht gelaunt ins Büro kommt und keine Notiz nimmt von dem, was am Vorabend war, verpasst eine Chance. Ein kurzes Dankeschön an das Organisationsteam, ein paar Worte der Wertschätzung vom Vorgesetzten oder ein gemeinsames Frühstück am Tag danach verlängern die positive Wirkung der Feier erheblich.

Falls es Rückmeldungen zur Feier geben sollte, ob positiv oder kritisch, ist die Zeit direkt danach die beste, um sie aufzunehmen. Wer für das nächste Jahr plant, tut gut daran, sich die Eindrücke frisch zu notieren, was gut ankam, was zu lang war, was gefehlt hat. Diese Notizen sind Gold wert, wenn ein Jahr später die Planung von vorne beginnt.

Häufige Fragen zur Weihnachtsfeier

Darf der Arbeitgeber eine Anwesenheitspflicht zur Weihnachtsfeier aussprechen?

Findet die Weihnachtsfeier außerhalb der regulären Arbeitszeit statt, kann in der Regel keine Pflicht zur Teilnahme angeordnet werden. Anders kann es sein, wenn die Feier während der Arbeitszeit stattfindet und der Arbeitgeber sie als Arbeitszeit wertet. Im Zweifel hilft ein Blick in den Arbeitsvertrag oder eine Rückfrage beim Betriebsrat.

Es gilt jedoch zu beachten: Eine Weihnachtsfeier gilt als Investment für die Angestellten bzw. in deren Freizeitvergnügen. Das sollte nur mit einem triftigen Grund abgelehnt werden. Ein "Fernbleiben", könnte zudem den Argwohn der Kollegen wecken. Wer wirklich keine Lust auf eine Weihnachtsfeier hat, kann nur kurz vorbeischauen, sich einen Drink genehmigen und danach wieder gehen. Das ist besser, als ganz fernzubleiben.

Zählt die Weihnachtsfeier als Arbeitszeit?

Das hängt davon ab, ob die Feier während der regulären Arbeitszeit stattfindet oder außerhalb. Abendveranstaltungen nach Feierabend gelten in der Regel nicht als Arbeitszeit und werden auch nicht vergütet. Eine eindeutige gesetzliche Regelung gibt es nicht, weshalb betriebliche Vereinbarungen hier entscheidend sind.

Was tun, wenn ich wirklich keine Lust auf die Weihnachtsfeier habe?

Kurz vorbeischauen ist fast immer besser als fernbleiben. Wenn du wirklich nicht möchtest, kommuniziere das offen und freundlich, ohne ausufernde Erklärungen. Ein schlichtes "Ich habe leider einen anderen Termin" reicht in den meisten Fällen völlig aus.

Wie gehe ich mit Kollegen um, die auf der Feier unangenehm auffallen?

Ruhig bleiben und nicht eskalieren. Wenn jemand zu viel getrunken hat oder andere in eine unangenehme Situation bringt, ist ein kurzes, ruhiges Gespräch meist wirksamer als eine öffentliche Konfrontation. Falls nötig, hole jemanden hinzu, dem die betroffene Person zuhört.

Muss ich ein Geschenk zur Weihnachtsfeier mitbringen?

Nur wenn Wichteln oder eine ähnliche Aktion angekündigt wurde. Spontane Geschenke an einzelne Kollegen können schnell unbehaglich wirken, weil andere das Gefühl bekommen, etwas verpasst zu haben. Wenn du jemandem eine kleine Aufmerksamkeit machen möchtest, ist das Büro an einem normalen Tag dafür besser geeignet.

Was sollte man zu einer Weihnachtsfeier anziehen?

Der richtige Kleidungsstil für die Weihnachtsfeier hängt ganz vom Event ab. Geht es beispielsweise tanzen oder trifft man sich im Restaurant, kann man heutzutage im Casual-Look kommen, darf sich aber auch in ein Partykleid oder einen Anzug werfen. Vor allem ältere Belegschaften kleiden sich nach alter Tradition zur Weihnachtsfeier eher schick, selbst Abendkleid und Smoking können für manche feierliche Location angeraten sein. Sollte das der Fall sein, steht jedoch meistens in der Einladung zur Weihnachtsfeier ein entsprechender Vermerk. Handelt es sich bei der Weihnachtsfeier dagegen um eine lockere Zusammenkunft, kann man der Bequemlichkeit halber die gewöhnliche Alltagskleidung anziehen, in der man auch zur Arbeit erscheinen würde. Im Zweifelsfall fragt man einfach die Kollegen, was diese zur Weihnachtsfeier anziehen werden, und orientiert sich an ihnen - denn letztlich passt man am besten dazu, wenn man ähnliche Kleidung wie alle anderen auswählt.